Бюджет движения денежных средств: лимиты расходования денежных средств

Введение

В статье рассматривается пример использования подсистемы «Бюджетирование» конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» для решения задачи контроля над расходованием денежных средств с использованием бюджета движения денежных средств (БДДС).

Статья требует от читателя определенной компетенции по системе, которую можно получить с помощью данной документации к конфигурации и учебного курса «Концепция прикладного решения» (http://v8.1c.ru/metod/Methodical_Courses_ERP.htm).

Для продуктивного освоения материала статьи рекомендуется изучение вебинаров:

■ Бюджетирование: начало работы и простая замкнутая модель учета (https://its.1c.ru/video/erp_automation_budgeting_getting_started);

■ Бюджет доходов и расходов. План-факт (https://its.1c.ru/video/erp_automation_plan_fact);

■ Лимитирование расходования денежных средств с использованием подсистемы Бюджетирование (https://its.1c.ru/video/erp_automation_cache_limitimg).

Выбор системы лимитирования расходования денежных средств

Система лимитирования расходования денежных средств выполняет функции предупреждения и/или ограничения выплат денежных средств, если они превышают заранее установленные в бюджете движения денежных средств рамки.

В конфигурации возможно использование одной из двух систем. В разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Использование лимитов можно выбрать способ проведения контроля: либо с применением подсистемы Бюджетирование, который будет рассматриваться ниже, либо с применением документа Лимиты расхода ДС в подсистеме Казначейство и взаиморасчеты. Ниже приведен рисунок, где выбрана система Бюджетирование как инструмент настройки лимитов расходования денежных средств.

При использовании системы лимитирования расходования По документам расхода ДС документ Лимиты расхода ДС позволяет устанавливать контроль по статьям ДДС. В НСИ и Администрирование – Казначейство и взаиморасчеты можно указать дополнительные измерения контроля – организация и подразделение:

В документе Лимиты расхода ДС можно задать лимит в валюте управленческого учета, а также установить неограниченный лимит по статье ДДС. При проведении заявки на расходование денежных средств по этой статье ДДС с неограниченным лимитом проверка на лимиты проводиться не будет. Если для статьи ДДС не задан лимит, то в проведении заявки на расходование денежных средств по ней будет отказано.

При проведении заявки на расходование денежных средств система производит анализ заявки на превышение установленных документом Лимиты расхода ДС лимитов в текущем месяце и запрещает проведение в случае превышения.

В статье ниже будет рассматриваться система лимитирования выплат денежных средств с использованием функциональности Бюджетирование.

БДДС как инструмент оперативного контроля над расходованием денежных средств

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – одна из форм мастер-бюджетов. Он позволяет наглядным образом планировать поступления и выплаты, оценить денежный поток за период и сальдо денежных средств на конец периода, вести контроль денежных потоков. БДДС позволяет определять дефицит денежных средств и принимать соответствующие решения по хозяйственной деятельности в целях его минимизации.

Оперативное планирование выплат денежных средств реализуется с помощью заявок на расходование денежных средств, объем проводимых заявками сумм ДС ограничивается бюджетом ДДС.

Для контроля над выплатами денежных средств в рамках БДДС в системе существуют специализированные отчетные формы.

Состав и структура БДДС

Бюджет движения денежных средств состоит из трех разделов:

■ Основная деятельность – в этом разделе отражаются поступления и выплаты по основной деятельности организации, связанной с производством и/или реализацией товаров, работ, услуг. Отражаются поступления денежных средств от реализации, полученные от покупателей и заказчиков авансы, выплаты авансов поставщикам и подрядчикам, выплаты на закупку товарно-материальных ценностей, выплаты заработной платы, страховых взносов, оплаты расходов на закупку работ и услуг, выплаты налогов и пр. Бюджет суммирует результаты поступлений и выплат в показатель денежного потока от операционной деятельности.

■ Финансовая деятельность – в этом разделе отражаются поступления и выплаты, связанные с финансовой деятельностью организации (размещение средств на депозитах, привлечение кредитов, уплата и получение процентов по кредитам и депозитам). При использовании других финансовых инструментов, таких как акции, производные финансовые инструменты, в качестве спекулятивного капитала операции от управления этими активами также отражаются в данном разделе.

■ Инвестиционная деятельность – в этом разделе отражаются поступления и выплаты, связанные с приобретением основных средств и нематериальных активов, выплаты, связанные с продажей внеоборотных активов, а также операциями по сдаче ОС в аренду или лизинг, выплаты, связанные с капитальным строительством и прочее.

Бюджет движения денежных средств может быть синтетическим или аналитическим. Далее рассмотрим аналитики бюджета.

Аналитики бюджета и бюджетных показателей

Проводимые операции расходования денежных средств и операции поступления денежных средств имеют аналитические атрибуты.

Атрибуты платежа:

■ Организация;

■ Статья ДДС;

■ Контрагент;

■ Объект расчетов (Договор, Заказ клиента (поставщику) и другие основания платежа);

■ Направление деятельности;

■ Подразделение.

Помимо имеющихся аналитик можно выделять пользовательские аналитики – например, дополнительные реквизиты для договоров, контрагентов, чтобы группировать договоры по видам поставок или проводимых работ и услуг либо контрагентов по регионам или направлениям сбыта.

Дополнительные реквизиты для аналитических измерений могу быть использованы в качестве аналитики планирования, а также аналитики для сбора фактических данных – таким образом, по ним можно проводить план-фактный анализ.

По всем приведенным аналитикам согласно правилам лимитирования производится контроль расходования денежных средств при проведении заявки на расходование ДС по оперативным регистрам.

Оперативный контроль над расходованием денежных средств

Оперативный контроль над расходованием денежных средств реализуется через проверку проводимой заявки на расходование ДС на соответствие утвержденному бюджету. Также контроль реализуется путем анализа отчетов по израсходованным лимитам и анализа бюджетных отчетов по движению денежных средств. Отчеты могут предоставлять как синтетическую информацию, так и аналитическую.

Контроль над расходованием денежных средств связан с согласованием и утверждением проводимой заявки на расходование ДС. Согласование выплаты может зависеть от оценки кредиторской задолженности по договору или по контрагенту, с тем, действует ли договор с контрагентом в указанный период времени, и т. д. Расширенные возможности согласования можно реализовать средствами бесшовной интеграции с «1С:Документооборотом 8». Подробнее о возможностях интеграции с «1С:Документооборотом» см. статью https://its.1c.ru/db/metod81#content:6949:hdoc.

Рассмотрим действия по настройке системы лимитирования выплат денежных средств в системе «1С:Управление предприятием ERP 2».

Создание модели бюджетирования

Необходимо создать модель бюджетирования, определить измерения планирования и контроля, предусмотреть необходимость учета по организациям и/или подразделениям. Признак необходимости утверждения бюджетов вводит в работу подсистемы лимитов только утвержденные бюджетные данные. Период действия модели бюджетирования определяет период, в течение которого будут действовать все правила лимитирования, которые созданы в рамках модели бюджетирования.

Создание структуры БДДС и ввод бюджетных данных

В рамках созданной модели бюджетирования нужно создать БДДС, который будет определять суммы лимитов. Список статей бюджета, которые будут лимитироваться, определяется в настройках «Правил лимитирования». Источником для контроля выплат денежных средств может быть не только БДДС, можно создать отдельный вид бюджета специально для целей контроля.

Ввод правил получения данных по бюджетным статьям для лимитов

Для бюджетных статей, которые будут подлежать контролю, создаются настройки, по которым система будет транслировать данные заявок на расходование денежных средств в модуль контроля и в нем проводить сравнение с данными утвержденных бюджетов. Настройки определяются в «Правилах получения фактических данных» по статьям бюджетов. Для этого настройки должны создаваться для предопределенного сценария Исполнение бюджета. Контролируемый ресурс – Сумма в рамках лимита или Сумма сверх лимита либо сумма этих двух показателей Сумма к выплате.

Настройка правил лимитирования

Настройка правил лимитирования определяет следующую информацию:

■ Данные сценариев бюджетирования, которые будут являться источником для контроля выплат. Для этого задается тот сценарий, данные которого будут являться утвержденными плановыми данными по расходованию денежных средств по приведенной бюджетной статье. В случае неуказания сценария система будет суммировать данные всех сценариев для бюджетной статьи. Такая настройка может применяться, если, к примеру, последующие корректировки бюджета будут задаваться в отдельных корректировочных сценариях бюджетирования.

■ Периодичность контроля: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год. При этом если периодичность контроля, например, год, а бюджеты введены помесячно, то годовой лимит определяется через сумму помесячных лимитов. Если бюджеты были квартальными, то годовой лимит определяется через сумму кварталов, и т. д.

■ Тип лимита определяет логику, согласно которой будет проводиться контроль выплат. Возможны три типа лимитов:

● Разрешающий – этот тип лимита является строгим, при несоблюдении лимита этого типа проведение заявки на расходование денежных средств по регистрам не происходит. Разрешающих правил для контроля может быть несколько. Если хотя бы одно из правил лимитов не выполняется, то проведение заявки на расходование денежных средств останавливается. Если же для списка правил лимитов для какого-то правила лимитирования отсутствует план или заявка на расходование денежных средств не поставляет данные в этот тип лимита, то система ищет другие разрешающие правила. Если другие разрешающие правила не нашлись, то система выведет сообщение о том, что заявка на расходование денежных средств не входит ни в одно разрешающее правило лимитирования, и проведение заявки останавливается. Если же будет найдено хотя бы одно разрешающее правило, которое удовлетворяется, и при этом не будет ни одного правила, лимит по которому превышен, то система проведет такую заявку на расходование денежных средств успешно.

● Дополнительно ограничивающий – этот тип лимита выполняется по алгоритму так же, как и разрешающий. Отличие состоит в том, что, если заявка на расходование ДС удовлетворяет дополнительный лимит, это не является достаточным условием для проведения документа – должен быть найден хотя бы один удовлетворенный разрешающий лимит и должны отсутствовать неудовлетворенные разрешающие и дополнительно ограничивающие.

● Информационный – этот тип лимита необходим для уведомительного порядка контроля над расходованием денежных средств и представляет собой «мягкий» лимит. В случае превышения лимита данного типа система уведомляет пользователя о превышении, но заявка на расходование ДС успешно проводится. В случае если в системе есть только информационные лимиты в периоде проведения документа, такие заявки на расходование денежных средств будут проводиться, даже если в указанном периоде отсутствуют «разрешающие» правила лимитирования. При необходимости ограничивающих лимитов их нужно настроить дополнительно. Работа только с информационными лимитами позволяет без резких ограничений в работе перейти к системе контроля БДДС: сначала в уведомительном порядке, а потом и с жесткими ограничениями.

● Для работы информационных и дополнительных лимитов заявка должна пройти контроль хотя бы одного разрешающего, он может быть «с запасом» по верхнеуровневой аналитике, а информационный, например, по комбинации других аналитик. То есть, разрешающий лимит нужен всегда, остальные типы контроля опциональны.

■ Аналитики. При проведении расходования денежных средств контролю поддается не только общая сумма заявки, но ее аналитики: контрагенты, договоры, статьи ДДС и пр. На этом этапе выбираются аналитики, которые требуется контролировать, а также указывается их приоритетность в виде древовидной структуры: на верхнем уровне самая высокоприоритетная аналитика, на нижнем уровне – самая низкоприоритетная. Контроль сначала производится по аналитике верхнего уровня, далее среди полученной выборки контроль опускается на более низкие уровни.

Контроль заявки на расходование денежных средств при поведении документа

Функция автоматизированного контроля над расходованием денежных средств выполняется при проведении заявки на расходование ДС. В случае успешного выполнения контроля заявка на расходование ДС проводится, в случае неуспешного – выводится сообщение с указанием суммы лимита, суммы остатка лимита, суммы превышения, периода контроля, а также аналитик бюджета ДДС, в разрезе которых произошло превышение бюджета.

Информационное сообщение выводит детализацию превышения расхода не в аналитиках фактических данных (заявки на расходование ДС), а в аналитиках планирования (документ Экземпляр бюджета).

Далее в зависимости от типа лимита заявка на расходование денежных средств в случае превышения лимита или проводится, или выдается отказ в ее проведении.

Пользовательские сценарии

Проведение заявки на расходование ДС по разрешающему правилу лимитирования

Это самый распространенный сценарий. Ниже приведено пошаговое его описание.

Создадим модель бюджетирования, установим признаки учета по организации и подразделению.

Создадим форму бюджета движения денежных средств и введем плановые данные о движении ДС.

Настроим правила получения фактических данных для статей бюджета ДДС для целей контроля расходования денежных средств, укажем связь аналитик БДДС и аналитик регистров, в которых отражаются платежи и заявки на расходование денежных средств.

Настроим правила лимитирования расходования денежных средств. Установим порядок приоритетов аналитик.

Первое правило строго ограничивает проведение заявки на расходование денежных средств в случае превышения лимита, аналитики контроля – Организация и Подразделение. Лимит контролируется помесячно.

Второе правило лимитирования также строго ограничивает проведение заявки на расходование денежных средств в случае превышения лимита. Контроль производится также по месяцам, но по аналитикам Статьи ДДС и Контрагенты, эти аналитики выведены на верхний уровень приоритета аналитик.

Третий лимит – информационный, в случае превышения этого лимита заявка на расходование денежных средств будет проведена, но пользователь получит уведомление о превышении; период контроля – квартал, аналитика – дополнительный реквизит к элементу справочника Договоры с контрагентами – Группа договоров.

Проводим заявку на расходование денежных средств по организации «Андромеда Плюс», подразделению «Торговое направление», контрагенту «Ассоль», статье ДДС «Оплата закупки товаров» на сумму в 20 000 рублей. В соответствии с проведенным ранее документом Экземпляр бюджета лимит в котором установлен на уровне 50 000 рублей, на октябрь 2018 года по данным организации, подразделению, контрагенту и статье ДДС лимит не исчерпан. Следовательно, контроль на разрешающий лимит для данной заявки на расходование денежных средств успешно выполнен.

Информационный контроль по лимиту также прошел успешно. Так как не указан договор в заявке на расходование средств, то аналитика Группа договоров не указана тоже, и система выполняет поиск по неклассифицированной прочей аналитике в бюджете – это сумма в 75 000 рублей на квартал, что выше суммы заявки на расходование денежных средств.

В результате отчет по лимитам показывает следующие данные:

Все контрольные операции по лимитам успешно пройдены.

В данной заявке установим объект расчетов – договор с контрагентом, по которому были запланированы движения денежных средств в документе Экземпляр бюджета.

В договоре с контрагентом обратим внимание на то, что реквизит Группа договоров заполнен значением Поставка товаров. Обратим внимание, что по этой же аналитике выполнялось планирование ДДС в документе планирования ДДС.

В результате проведения такой заявки на расходование денежных средств отчет по лимитам изменился, по информационному лимиту заявка на расходование денежных средств прошла уже не по неклассифицированной прочей аналитике, а по указанной в договоре.

Транслирование дополнительного реквизита элемента справочника договоров с контрагентами – измерения регистра Движения Денежные средства – Контрагент произошло успешно, так как в настройках правил получения фактических данных в разделе связей аналитик было указано соответствие аналитик бюджетной статьи и аналитик регистра.

Изменение приоритетов аналитик и повторное проведение заявки по неклассифицированным лимитам

Приведем особенности выполнения контроля при проведении заявки на расходование денежных средств по лимитам. До сих пор рассматривался сценарий, когда проводимая заявка на расходование денежных средств по аналитикам соответствовала утвержденному бюджету. В случае если аналитика заявки на расходование денежных средств отличается от заданных в бюджете аналитических разрезов, система работает по нижеследующему алгоритму:

■ Если фактической аналитике строго соответствует такая же аналитика в плане ДДС, то для целей лимитов применяется только лимит в рамках этой определенной аналитики.

■ Если лимита не хватает, то система выводит сообщение о превышении лимита и не производится поиск в рамках прочих неклассифицированных аналитик этого типа.

■ Если аналитики заявки на расходование денежных средств не заданы в бюджете, то поиск выполняется среди прочих неклассифицированных аналитик этого типа.

■ И только в случае превышения остатка по ним выдается предупреждение о превышении лимита.

В ранее созданной заявке на расходование денежных средств изменим статью ДДС на Оплата рекламных услуг.

Проведем заявку на расходование денежных средств и обратимся к отчету по лимитам. Мы видим, что по лимиту, в рамках которого контролировались статьи ДДС и контрагенты, не найдена статья ДДС оплата рекламных услуг, поэтому поиск выполняется в неклассифицированных прочих аналитиках этого типа и контроль на лимиты выполняется по этой аналитике. Контроль при проведении заявки на расходование денежных средств пройден успешно.

Рассмотрим механизм работы приоритизации аналитик подробнее.

Для наглядности работы приоритизации аналитик произведем изменение последовательности аналитик. Для правила лимитирования, в рамках которого контролировались статьи ДДС и контрагенты, изменим порядок следования аналитик: контрагент станет превалирующей аналитикой, статья ДДС – второй по приоритету.

Проведем заявку на расходование денежных средств. Приоритеты аналитик для выполнения контроля изменились, заявка на расходование денежных средств не проводится.

Изменим теперь тип этого лимита на информационный, снова проведем заявку на расходование средств и посмотрим на результат выполнения отчета по лимитам.

Информационный лимит позволяет выйти за рамки выделенных лимитов и провести заявку на расходование денежных средств, поэтому в отчете мы видим информацию по превышению лимита и возникшему перерасходу лимита.

Поиск ранее, до изменения правил лимитирования, выполнялся по статьям ДДС, поиск выполнялся сначала в рамках прочих неклассифицированных статей ДДС, лимит по которым был успешно пройден, а потом уже в рамках прочих неклассифицированных контрагентов проводилось одобрение суммы заявки по сумме лимита. После изменения настроек правил лимитирования поиск начинает выполняться по контрагенту, и система обнаруживает контрагента «Ассоль». В рамках этого контрагента существует только одна статья ДДС, которая не совпадает с той, которая указана в заявке на расходование денежных средств, и в этом случае нет резерва в виде прочих неклассифицированных статей ДДС в рамках указанного контрагента. Поэтому заявка на расходование денежных средств превышает лимит, и система выводит сообщение о превышении лимита.

Проведение заявки по информационным лимитам

Особенность информационных правил лимитирования в том, что при отсутствии разрешающих правил лимитирования они становятся пропуском платежа с уведомлением о превышении лимита. Если нужно строго контролировать выплаты денежных средств, то необходимо дополнительно создать строгий разрешающий лимит.

Удалим из модели бюджетирования все разрешающие и дополнительно ограничивающие правила лимитирования. В системе остались только информационные правила лимитирования. Проведем заявку на расходование денежных средств с превышением лимита. Результат: заявка проведена, выведено предупреждение о превышении лимита.

Платежи без заявок и отражение в лимитах

Часть платежей могут проводиться без создания заявок на расходование средств, другие платежи списываются банком в безакцептном порядке. Такие платежи также могут снижать доступный остаток по лимиту. Для того чтобы это учесть, для целей вычисления факта использованных лимитов нужно внести поправки в Правила получения фактических данных для бюджетных статей, для которых выполняется контроль по лимитам, и установить для сценария Исполнение бюджета контролируемый ресурс – Сумма к выплате. Этот ресурс является суммой ресурсов Сумма к выплате в рамках лимита и Сумма к выплате сверх лимита оборотных регистров накопления для управленческого учета: Движение Денежные средства – Денежные средства, Движение Денежные средства – Контрагент, Движение Денежные средства – Доходы Расходы.

Проведем списание безналичных денежных средств без заявки на расходование денежных средств.

Проанализируем результаты. Отчет по лимитам до проведения списания безналичных денежных средств:

После проведенного списания в колонке фактических данных факт увеличился на сумму проведенного списания:

В отчете Лимиты расхода денежных средств получен результат с учетом платежей, проведенных без заявок на расходование денежных средств. Также и заявки на расходование денежных средств, которые проводятся сверх установленного лимита (установлен флажок Сверх лимита), в такой модификации правил получения фактических данных будут отражаться в разделе факта использованного лимита.

Ниже показана проведенная заявка на расходование денежных средств на сумму 1 000 рублей, и в отчете сумма факта лимита увеличена на эту сумму.

Таким образом, управляя настройками правил получения фактических данных, можно добиваться того, чтобы не только заявки на расходование денежных средств, которые проходят по маршруту согласования, попадали в отчет по лимитам и уменьшали лимит, но и заявки на расходование денежных средств, проводимые сверх лимита, а также платежи, проводимые без заявок на расходование денежных средств, также снижали сумму остатка лимита для выполнения и контроля будущих платежей.

Контрольные отчеты

Для мониторинга и принятия решений по платежам требуется анализировать информацию об исполнении БДДС – о ходе расходования денежных средств. Для этих целей применяется отчет Лимиты расхода ДС. Отчет выводит информацию о плане ДДС, о фактическом исполнении бюджета заявками на расходование средств и списаниями без заявок, если это предусмотрено настройками. Также выводится информация об остатке лимита и сумме перерасхода лимита (для информационных лимитов).

Кроме того, анализировать выплаты денежных средств можно также с помощью бюджетных отчетов. В бюджетный отчет можно вывести план, ход исполнения бюджета (сценарий Исполнение бюджета) и фактические данные, которые провелись по выписке банка.

Для этого для бюджетной статьи должны быть настроены правила получения фактических данных для сценариев Исполнение бюджета и Фактические данные.

Вид бюджета содержит аналитику по сценариям бюджета в колонках, в строках – статья бюджета и все ее аналитики:

Сформируем бюджетный отчет. В столбце Основной помесячный план отражаются данные плана движения ДС. В столбце Исполнение бюджета отражаются данные заявок на расходование денежных средств и списаний безналичных денежных средств, проведенных сверх лимита, аналитика соответствует данным первичного учета, в столбце Фактические данные отражены фактические движения ДС в аналитиках первичного учета. Таким образом, можно в разных аналитических разрезах анализировать исполнение БДДС.

Примеры расширенных возможностей настройки

Управление аналитиками, по которым будет проводиться лимитирование расхода ДС

Помимо сценариев контроля выплат денежных средств по аналитикам в системе можно реализовать и более сложные сценарии.

Например, в учетной модели существуют только модели бюджетирования, которые предусматривают учет по организациям, и для одних организаций требуется включение функций контроля, по другим – отключение. Такая задача реализуется средствами системы компоновки данных (СКД). СКД настраивается в «Правилах получения фактических данных» для бюджетной статьи в режиме источник – произвольные данные.

Для реализации этого сценария нужно создать дополнительный реквизит для элемента справочника Организации с типом значения Булево, который будет определять необходимость лимитирования по данной аналитике/измерению.

Далее требуется создать правило получения фактических данных для бюджетной статьи на основе СКД. Для наглядности запрос будет ориентироваться только на регистр Движения денежные средства – Контрагент, заявка будет проводиться с хозяйственной операцией Оплата поставщику. Реальный проектный пользовательский запрос должен будет учесть все регистры движения денежных средств для целей управленческого учета: Движение Денежные средства – Денежные средства, Движение Денежные средства – Контрагент, Движение Денежные средства – Доходы Расходы.

Далее в запросе будут учитываться данные дополнительных реквизитов справочника организаций, будет отобран дополнительный реквизит для лимитирования расходования денежных средств.

В зависимости от того, установлен ли флажок контроля выплат для организации, определяется сумма лимита, которая будет транслирована в модуль контроля лимитов при проведении заявки на расходование денежных средств. Если флажок установлен, то транслируется сумма из заявки на расходование денежных средств, в противном случае транслируется значение -10^-6 – заявка на расходование денежных средств гарантированно проводится. Данный прием будет успешно работать для случаев, когда все модели бюджетирования предполагают учет по измерению организация.

Создадим новую модель бюджетирования, в ее рамках – новый БДДС.

Проведем заявку на расходование ДС со снятым флажком дополнительного реквизита лимитирования выплат денежных средств. Заявка на расходование ДС проведена успешно.

Установим признак лимитирования выплат для данной организации.

Снова проведем заявку на расходование денежных средств. Лимит будет превышен, система выведет предупреждение.

Переопределение аналитик для целей контроля лимитов

Рассмотрим еще один сценарий: при проведении заявки на расходование денежных средств по лимитам нужно проверять заявку на расходование ДС на лимит по подразделению. В подразделении создан дополнительный реквизит Подразделение для контроля лимитов. Если данное поле не заполнено, то контроль заявки на расходование денежных средств нужно осуществить по подразделению из шапки элемента справочника, в противном случае – контроль выполнять по тому подразделению, которое указано в дополнительном реквизите.

Для реализации этого сценария нужно создать дополнительный реквизит для элемента справочника Структура предприятия с типом значения – Подразделение. Внесем туда подразделение, в рамках которого требуется выполнять контроль лимитов.

Далее требуется создать правило получения фактических данных для бюджетной статьи на основе СКД. Для наглядности запрос будет ориентироваться только на регистр Движения денежные средства – Контрагент, заявка будет проводиться с хозяйственной операцией Оплата поставщику. Реальный проектный пользовательский запрос должен будет учесть все регистры движения денежных средств для целей управленческого учета: Движение Денежные средства – Денежные средства, Движение Денежные средства – Контрагент, Движение Денежные средства – Доходы Расходы.

Далее в запросе будут учитываться данные дополнительных реквизитов справочника Структура предприятия, будет отобран дополнительный реквизит для лимитирования расходования денежных средств.

В зависимости от того, заполнен ли реквизит подразделения для контроля лимитов, определяется аналитика подразделения, которая будет транслирована в модуль контроля лимитов при проведении заявки на расходование денежных средств. Если поле заполнено, то транслируется значение этого поля, если нет – то значение самого элемента справочника.

Проведем заявку на расходование денежных средств. Заявка успешно проведена.

Теперь в справочнике подразделений очистим поле подразделения для контроля лимитов.

Повторно проведем заявку на расходование средств. Теперь в подсистему лимитирования транслируется подразделение Отдел закупок торгового направления. Так как в рамках указанного подразделения не заданы лимиты, система выполняет поиск в прочих неклассифицированных аналитиках подразделений, о чем сообщается в информационном окне: лимит не найден, и в проведении заявки отказано.

В данном разделе были рассмотрены различные приемы реализации сценариев, которые не заложены в типовую версию, но могут быть с легкостью реализованы благодаря модификации системы компоновки данных для транслирования данных заявок на расходование денежных средств и платежных документов в систему лимитирования.

Обратите внимание, что применять «в лоб» решения, изложенные в данной статье, неправильно. В статье приведены примеры решения некоторых задач с допущениями и ограничениями, при решении пользовательских задач нужно переосмыслить описанные сценарии и подготовить свои проектные решения.

Особенности настройки СКД как источников произвольных данных для правил получения фактических данных бюджетирования рассмотрены в статье Настройка произвольных правил получения фактических данных для бюджетирования.

Заключение

В статье были рассмотрено решение задачи настройки системы лимитирования расходования денежных средств и рассмотрены различные пользовательские сценарии применения контроля над выплатами денежных средств.

Для того чтобы посмотреть пример контроля лимитов по данным бюджетирования в поставляемой демо-базе необходимо в функциональной опции Использование лимитов (см. раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство и взаиморасчеты) выбрать значение По данным бюджетирования.

Если получение фактических данных происходит по корреспондирующим регистрам остатков и есть необходимость посмотреть пример для контроля лимитов 2.4, то необходимо все правила получения фактических данных для сценария Исполнения бюджета, участвующих в настройке правил получения лимитов открыть и перезаписать (нажать на кнопку Записать и закрыть).

Если такой потребности нет, и пример будет рассматриваться для функциональной опции Контроль лимитов 2.5, перезаписывать правила не нужно.

Далее необходимо функциональную опцию Вариант контроля лимитов по данным бюджетирования (см. раздел НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование) переключить на значение Контроль лимитов 2.5.

Создадим пример по контролю лимитов 2.5 с помощью  уже созданной модели бюджетирования «Кейс по бюджетированию» (см. раздел Бюджетирование и планирование – Настройки и справочники – Модели бюджетирования).

В рамках созданной модели бюджетирования уже созданы экземпляры бюджета, которые определяют суммы лимитов по следующим статьям:

■ Оплата закупок;

■ Арендная плата выплата;

■ Заработная плата выплата;

■ Разные расходы выплата;

■ Оплата грузовика;

■ Налог на прибыль оплата.

Ниже приведены экземпляры бюджета и движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования по этим документам (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа), на основании которых были зафиксированы и утверждены лимиты расходования ДС по данной модели бюджетирования.

Подробно о формировании бюджетной модели «Кейс по бюджетированию» можно прочитать в статье Настройка «Генерального бюджета торговой Компании».

Для отслеживания расходов по статьям бюджетов, по которым не были определены лимиты, необходимо также настроить лимиты расхода ДС, иначе информация о платежах по данным статьям не появится в отчете Лимиты по данным бюджетирования (Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию - Бюджеты). В нашем примере это статьи:

■ Оплата НДФЛ;

■ Оплата взносов во внебюджетные фонды.

Для того чтобы настроить лимиты расхода денежных средств необходимо открыть карточку справочника Модели бюджетирования, перейти  по ссылке Лимиты расхода ДС и нажать на кнопку Создать.

В правиле лимитов по данным бюджетирования необходимо указать статью бюджета, периодичность, сценарий, тип лимита, аналитики.

Для бюджетных статей, которые будут подлежать контролю, необходимо создать настройки, по которым система будет транслировать данные заявок на расходование денежных средств и платежных документов в модуль контроля и в нем проводить сравнение с данными утвержденных бюджетов. Настройки определяются в правилах получения фактических данных по статьям бюджетов. Для этого настройки должны создаваться для предопределенного сценария Исполнение бюджета. Для контроля лимитов 2.5 контролируемый ресурс может быть только один – Сумма к выплате.

При необходимости как в нашем примере заполняем закладку Дополнительный отбор. Выбираем необходимую для контроля статью ДДС и организацию.

Для того чтобы работать с конструктором схемы компоновки данных информационную базу нужно запустить с помощью толстого клиента.

Шаг 1. Создадим правило получения фактических данных для статьи бюджета «Выдача ДС подотчетному лицу» с типом правила Исполнение бюджета и в поле Раздел источника данных выберем Произвольные данные. Далее по гиперссылке Настроить схему получения данных перейдем в окно Настройки схемы получения произвольных данных.

Шаг 2. Перейдем по кнопке Редактировать схему компоновки в рабочее место Конструктор схемы компоновки данных.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета, а также выбрать необходимую хозяйственную операцию. Для данного примера выбираем хозяйственную операцию Выдача ДС подотчетнику.

Для параметра КорТипДанныхУчета устанавливаем флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных добавим группировку Детальные записи и заполним список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. Также добавим все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных. В данном примере это СтатьяДвиженияДенежныхСредств и КорДенежныеСредства.

На закладке Наборы данных необходимо все поля определить и указать Тип значения, Роль. Также флаги Ограничение использования в колонке Поле нужно снять.

Шаг 1. Создадим правило получения фактических данных для статьи бюджета «Выплата заработной платы» с типом правила Исполнение бюджета и в поле Раздел источника данных выберем Произвольные данные. Далее по гиперссылке Настроить схему получения данных перейдем в окно Настройки схемы получения произвольных данных.

Шаг 2. Перейдем по кнопке Редактировать схему компоновки в рабочее место Конструктор схемы компоновки данных.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета, а также выбрать необходимую хозяйственную операцию. Для данного примера выбираем несколько хозяйственных операций: Выплата по ведомости, Выплата по ведомости на лицевые счета, Выплата по ведомости по зарплатному проекту, Выплата по ведомости работнику, Выплата по ведомости раздатчиком, Выплата по ведомости через кассу.

Для параметра КорТипДанныхУчета устанавливаем флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных добавим группировку Детальные записи и заполним список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. Также добавим все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных. В данном примере это СтатьяДвиженияДенежныхСредств.

На закладке Наборы данных необходимо все поля определить и указать Тип значения, Роль. Также флаги Ограничение использования в колонке Поле нужно снять.

Шаг 1. Создадим правило получения фактических данных для статьи бюджета «Оплата кредитов и займов полученных (основной долг)» с типом правила Исполнение бюджета и в поле Раздел источника данных выберем Произвольные данные. Далее по гиперссылке Настроить схему получения данных перейдем в окно Настройки схемы получения произвольных данных.

Шаг 2. Перейдем по кнопке Редактировать схему компоновки в рабочее место Конструктор схемы компоновки данных.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета, а также выбрать необходимую хозяйственную операцию. Для данного примера выбираем хозяйственную операцию Оплата по кредитам и займам полученным.

Для параметра КорТипДанныхУчета устанавливаем флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных добавим группировку Детальные записи и заполним список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. Также добавим все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных. В данном примере это СтатьяДвиженияДенежныхСредств, Контрагент, Договор.

На закладке Наборы данных необходимо все поля определить и указать Тип значения, Роль. Также флаги Ограничение использования в колонке Поле нужно снять.

Шаг 1. Создадим правило получения фактических данных для статьи бюджета «Оплата кредитов и займов полученных (проценты)» с типом правила Исполнение бюджета и в поле Раздел источника данных выберем Произвольные данные. Далее по гиперссылке Настроить схему получения данных перейдем в окно Настройки схемы получения произвольных данных.

Шаг 2. Перейдем по кнопке Редактировать схему компоновки в рабочее место Конструктор схемы компоновки данных.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета, а также выбрать необходимую хозяйственную операцию. Для данного примера выбираем хозяйственную операцию Оплата процентов по кредитам.

Для параметра КорТипДанныхУчета устанавливаем флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных добавим группировку Детальные записи и заполним список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. Также добавим все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных. В данном примере это СтатьяДвиженияДенежныхСредств, Контрагент, Договор.

На закладке Наборы данных необходимо все поля определить и указать Тип значения, Роль. Также флаги Ограничение использования в колонке Поле нужно снять.

Шаг 1. Создадим правило получения фактических данных для статьи бюджета «Оплата поставщику» с типом правила Исполнение бюджета и в поле Раздел источника данных выберем Произвольные данные. Далее по гиперссылке Настроить схему получения данных перейдем в окно Настройки схемы получения произвольных данных.

Шаг 2. Перейдем по кнопке Редактировать схему компоновки в рабочее место Конструктор схемы компоновки данных.

В конструкторе схемы компоновки данных на закладке Параметры необходимо добавить параметр КорТипДанныхУчета, а также выбрать необходимую хозяйственную операцию. Для данного примера выбираем хозяйственную операцию Оплата поставщику.

Для параметра КорТипДанныхУчета устанавливаем флаг Ограничение доступности.

В настройках конструктора схемы компоновки данных добавим группировку Детальные записи и заполним список выбранных полей с минимальным количеством обязательных шести полей: Организация, Подразделение, Регистратор, Валюта, ИсточникДанных, СуммаВВалюте. Также добавим все поля, которые включены в дополнительный отбор и настройку заполнения аналитик данного правила получения фактических данных. В данном примере это Контрагент, Договор.

На закладке Наборы данных необходимо все поля определить и указать Тип значения, Роль. Также флаги Ограничение использования в колонке Поле нужно снять.

Создаем документ Заявка на расходование ДС по утвержденному лимиту «Оплата закупок».

Анализируем движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа).

Отражение данной операции в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

На основании документа Заявка на расходование ДС создадим документ Списание безналичных ДС.

Анализируем движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа).

Отражение данной операции в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

Создаем документ Заявка на расходование ДС по утвержденному лимиту «Оплата закупок» и устанавливаем флаг Без контроля лимитов.

Анализируем движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа).

Отражение данной операции в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

На основании документа Заявка на расходование ДС создадим документ Списание безналичных ДС.

Анализируем движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа).

Отражение данной операции в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

Для отслеживания расходов по статьям бюджетов, по которым не были определены лимиты, необходимо также настроить лимиты расхода ДС, иначе информация о платежах по данным статьям не появится в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

Создадим лимит расхода ДС «Оплата НДФЛ».

Настроим правило получения фактических данных в статье бюджета «Оплата НДФЛ» для исполнения бюджета.

Далее создаем документ Списание безналичных ДС без документа Заявка на расходование ДС.

Анализируем движение по регистру накопления «Лимиты по данным бюджетирования (см. в шапке документа Отчеты – Движение документа).

Отражение данной операции в отчете Лимиты по данным бюджетирования.

1 способ – с помощью отчета Лимиты по данным бюджетирования.

Отчет строится на основании данных в регистре накопления «Лимиты по данным бюджетирования».

2 способ – с помощью настроенного отчета с помощью вида бюджета.

По умолчанию присутствует предустановленный сценарий Фактические данные, с помощью которого идентифицируются фактические данные, хранящиеся в учетной системе.

Дополнительно для целей контроля над расходованием денежных средств с использованием механизма заявок реализован вспомогательный предопределенный сценарий Исполнение бюджета. С помощью данного сценария контролируется соответствие установленным лимитам сумм, указанных в документах Заявка на расходование денежных средств (см. ниже пример). Если необходимо получить данные с учетом прогноза на основе сформированных заявок на расходование денежных средств, то в правиле получения фактических данных необходимо выбрать в поле  Источник суммы значение Сумма к выплате.

Если мы сравним дынные в отчете Лимиты по данным бюджетирования с отчетом по данным бюджетирования, то увидим, что в столбце Исполнение бюджета по статьям «1БМ: Выплата НДФЛ» «1БМ: Выплата взносов с зарплаты» нет данных, хотя в столбце Фактические данные суммы присутствуют.

Если мы сделаем расшифровку по этим статья, то увидим, что данные платежи были произведены в системе без документов Заявка на расходование ДС.

Если мы сделаем расшифровку по статье «Оплата закупок», то увидим, что данные платежи были произведены в системе на основании документов Заявка на расходование ДС.

Дата документа Заявка на расходование ДС не используется для контроля лимитов.

На дату, указанную в поле Дата платежа осуществляется контроль лимитов. Данный реквизит в режиме конфигуратора реквизит называется Желаемая дата платежа. В конфигураторе есть еще реквизит Дата платежа и он не используется в контроле.